7 errores que debes evitar al elaborar tu Plan Estratégico

Planificar para el éxito

Con el nuevo año llega el momento en que empresarios y directivos elaboran planes y objetivos

La mayoría lo llevan pensando desde finales del año pasado, pero las urgencias no nos han dejado ni un minuto libre para lo importante y ahora, apenas iniciado el nuevo año, tenemos ese sentimiento, a la vez de culpa y de imperiosa necesidad, y sí, definitivamente nos hacemos el propósito de encarar este nuevo año haciendo un plan y marcando objetivos y estrategias.

Lamentablemente, sin embargo, dentro de un par de meses, la mayoría de esos objetivos, metas y planes para el Año Nuevo habrán caído en el olvido o habrán sido abandonados.

Pero eso no va a pasar contigo.

¿Por qué? Porque vas a conocer los errores más habituales que cometen las empresas al planificar objetivos y acciones anuales y, lo que es más importante, cómo evitarlos.

 

Primer error: Establecer demasiados objetivos

Es fácil sentirse culpable por no haber hecho el trabajo antes y compensarlo estableciendo muchos objetivos al inicio del año.

¡Cuidado!, no cometas ese error. Establecer demasiadas metas dividirá la atención de la dirección y desorientará al equipo. “No se puede servir a tantos señores…”

SOLUCIONES:

• Establece un número de entre 10 y 15 objetivos. Los que sean realmente importantes para la empresa, este año. No hacen falta más. Y hazlo de una manera coherente en cada una de las diferentes áreas de la empresa: ventas, marketing, finanzas, producción, recursos humanos, etc.

• Al marcar tus objetivos, atiende las cuatro perspectivas: financiera, de clientes, de procesos internos y de futuro, para estar seguro de no dejar atrás nada importante.

• Una vez establecidos los objetivos en cada una de ellas, conéctalos entre sí buscando la lógica de los mismos. Por ejemplo:

  1.  si formo a parte del personal en nuevas tecnologías (objetivo que responde a la perspectiva de futuro), seremos capaces de trabajar más ágilmente y seremos más eficientes en tiempo (perspectiva de procesos internos);
  2. si trabajamos más ágilmente, podremos servir más pronto a nuestros clientes ganando en mejora de su satisfacción (perspectiva de clientes);
  3.  si mejoramos la satisfacción de nuestros clientes conseguiremos incrementar sus pedidos, ganando en mejora de facturación y beneficios (perspectiva financiera)

 

Segundo error: Apuntar demasiado alto o demasiado bajo

Una de las principales razones por las que los planes estratégicos fracasan es porque los objetivos apuntan demasiado bajo o demasiado alto.

En ocasiones, se establecen metas que no superan los límites de la zona de confort del equipo y éste se confía. “Como son fáciles de conseguir…, ya lo haré”. El resultado es que el equipo se relaja y, a finales de año, casi todo sigue igual. Incluso, en el peor de los casos, nos hemos dejado adelantar por nuestros competidores.

Otras veces las empresas no aciertan en sus planes y no alcanzan sus objetivos, porque apuntan demasiado alto.

En este caso se produce una grave falta de motivación del equipo. Objetivos imposibles desmoralizan al personal que ve como “haga lo que haga” no va a poder alcanzarlos. El resultado suele ser muy negativo: la dirección de disgusta, el equipo se desinfla y, en definitiva, se pierde la cohesión interna. El clima laboral se deteriora.

Para establecer los objetivos del año, necesitas que sean alcanzables, pero a la vez, que generen un poco de tensión en el equipo. Y digo tensión, que no stress.

Pon objetivos ambiciosos y emocionantes, que estén fuera de la zona de confort de tu equipo y conseguirás empleados que asuman el reto y se centren en lo importante para su consecución.

Si los objetivos de la empresa no son retadores y desafiantes, el equipo se relajará demasiado y se rendirá; pero si son demasiado ambiciosos, el equipo se desmotivará y se rendirá también, casi desde el primer día.

SOLUCIONES:

• El objetivo óptimo se encuentra en algún punto intermedio. Ni demasiado difícil ni demasiado fácil.

• Los objetivos deben ser como mínimo superiores a las expectativas de crecimiento del sector y de nuestra competencia más directa.

• Soy un gran defensor de pensar a lo grande y apuntar a la luna. Pero eso exige una gran Visión y para desarrollarla, hay que comenzar poco a poco. Si tienes dudas, es mejor pecar por exceso que por defecto, así que mejor apunta más alto que más bajo, pero sin pasarte.

Tercer error: No poner fechas a tus objetivos

Un objetivo sin fecha límite de consecución es un deseo o un sueño.

Si no lo crees, mira los objetivos del año pasado…: ¿tenían una fecha y un calendario de ejecución? ¿se alcanzaron?

Fecha de vencimiento

Una gran mayoría de directivos y responsables de empresas elaboran una ambiciosa lista de objetivos anuales para sus planes estratégicos, sin embargo, diez u once meses después se dan cuenta de que apenas han comenzado a hacerse realidad. Una de las razones es que no se ha establecido una fecha de inicio, con un calendario de acciones para poner en marcha y, lo que es más importante, una fecha de vencimiento en el que el objetivo debería haber sido alcanzado.

¡Claro! y ya se sabe, cuando no hay una fecha en que una tarea debe estar hecha… puede hacerse en cualquier momento. La realidad en que esto se traduce es que, en la mayoría de los casos, no se hace y, por tanto, no se consigue el objetivo.

SOLUCIONES:

• Establece para cada objetivo una fecha tope de vencimiento en el que deberá verse cumplido.

• Si el objetivo es importante y supone un gran esfuerzo y muchas acciones para conseguirlo, establece una fecha de inicio y un cronograma de consecución de subobjetivos más pequeños, cada uno de ellos debe tener su fecha límite y se considera un “hito”

 

Cuarto error: No comunicar los objetivos y no tenerlos permanentemente visibles

No caigas en la trampa de escribir objetivos con descripciones inspiradoras, solo para guardarlos en una carpeta hasta el año que viene por esta misma época.

Comunica y comparte los objetivos con todo el equipo y haz que los tengan permanentemente accesibles. Es un arma muy potente para el éxito del plan.

Seáis o no conscientes, la mente de los componentes del equipo capta constantemente las señales del entorno. Es muy importante rodearse de representaciones visuales de los objetivos que se pretende alcanzar.

Resulta inspirador que cada día recordemos qué nos mueve este año, cuáles son las metas a alcanzar, qué objetivos debemos conseguir con nuestras acciones y esfuerzo para asegurarnos que vamos a cumplir nuestros planes y que vamos a llegar a la posición de empresa que hemos decidido ser a final de año.

Tener los objetivos visibles hace que el equipo se alinee, que todos tengan claro el rumbo de la empresa y que los esfuerzos se sumen. Contribuye a que “todos remen en la misma dirección”.

SOLUCIONES:

• Escribe físicamente los objetivos de la empresa y reúne a toda la empresa para explicarlos y compartirlos.

• Colócalos en algún lugar que todo el equipo vea a diario. Sé creativo, incluso divertido. Usa tableros o enmarca los objetivos y colócalos en la pared.

• Revisa los objetivos con cada uno de los implicados en su consecución, al menos una vez cada semana y, algunos de ellos, una vez al día.

 

Quinto error: No marcar objetivos concretos

Las declaraciones vagas no son objetivos gestionables.

Decir “vamos a crecer” no ayuda mucho.

En qué queremos crecer… ¿en plantilla, en beneficios, en infraestructuras…?; o “vamos a crecer en ventas” y en este caso…: ¿hemos de duplicar las ventas del año pasado? o ¿nos conformamos con vender un euro más?…

Los objetivos para estar bien establecidos deben ser específicos y concretos, sin dejar lugar a la duda o interpretación. Un objetivo claramente definido permite establecer un plan y dar una dimensión adecuada a las acciones que hay que poner en marcha para conseguirlos.

Veámoslo con un ejemplo: no es lo mismo querer duplicar las ventas del año pasado que crecer en ventas en otro porcentaje. El esfuerzo requerido va a ser distinto. Un objetivo específico sería: “crecer en ventas un 15% respecto de las cifras de ventas del año anterior en todas y cada una de las líneas de negocio de la empresa”

SOLUCIONES:
  • Olvídate de las declaraciones generales y de las acciones para alanzarlos y establece objetivos claramente especificados, basados en los resultados que quieres alcanzar.
  • Posteriormente, ese objetivo deberá contar con un plan de acción. Y deberás dividirlo en subobjetivos mensuales, semanales y diarios más pequeños, todos los cuales lo conectarán con el logro final de su objetivo.

 

Sexto error: No crear un plan de contingencia

Imagina que te has fijado el objetivo de reducir el coste de almacenado del stock a través de su reducción, lo que te va a permitir dejar de pagar un costoso alquiler a un almacén externo.

Imagina que estás a mitad de año, todo va según lo previsto y ya tienes vacío el 60% del almacén externo. ¡Vaya, vaya! ¡vas genial!

Y entonces, un día, por un conflicto diplomático, cierran la frontera del país en el que se concentran los mayores compradores de este tipo de producto que tienes “stockado”. ¡Una auténtica catástrofe para tus planes!, porque ya habías avisado al propietario que dejabas de usar el citado almacén a final de año… ¿Qué harás?

Aquí es donde entran los planes de contingencia.

Siguiendo con la situación anterior, en lugar de renunciar al objetivo y renegociar una prórroga con el dueño del almacén, en su día, pensasteis en posibles escenarios hipotéticos con la suficiente anticipación y os preparasteis en consecuencia.

Emergencia

Todas estas acciones pueden ser la fuente de una ventaja competitiva y aportar mayores ingresos. Es mejor actuar ahora para asegurar el éxito futuro.

Es en este momento cuando pones en marcha el plan “b” y activas entre tus vendedores de otros mercados la consigna de ofrecer, a un precio muy atractivo con un descuento, los artículos de ese stock.

Tener un plan de contingencia significa pensar en escenarios hipotéticos que podrían impedirte ejecutar las acciones planificadas y conseguir los objetivos previstos.

Los contratiempos son inevitables, los planes de contingencia son como planes de seguro para los objetivos.

SOLUCIONES:

• Crea una lista de escenarios hipotéticos para cada uno de tus objetivos para que puedas mantener el rumbo pase lo que pase.

• Advierte al equipo de qué acciones se tomarían si se hiciera realidad a lo largo del año, esa posible circunstancia.

 

Séptimo error: No alinear la cultura de la empresa con los objetivos

Los objetivos son más efectivos cuando están vinculados a la cultura de la empresa.

Cuando el equipo cree firmemente en algo, marcar objetivos estratégicos envía una señal que dice: «esto es realmente importante para la empresa» o «lograr este objetivo es una alta prioridad que nos beneficia a todos».

Y cuando anclas un plan y sus objetivos a la cultura y las creencias del equipo, refuerzas mucho lo que realmente importa, cosa que aumenta la probabilidad de lograrlo.

Por eso es fundamental alimentar la cultura de la empresa, consensuando con el equipo los principios y creencias que nos unen y dando ejemplo de su aplicación y respeto por parte de los más altos responsables.

El único criterio real para medir si la cultura de empresa actúa de refuerzo del plan y de sus objetivos estratégicos es si inspira y motiva emocionalmente al equipo a ser parte de esta empresa y a lograr esos objetivos; y/o si el equipo practica esos hábitos y conductas que forman parte de la cultura de empresa.

Cuando tenemos una fuerte cultura de empresa, abordamos nuestras metas y objetivos con más intensidad y entusiasmo.

El equipo se siente más motivado a hacer lo que sea necesario para respaldar su forma de actuar.

¿Ves lo poderoso que puede ser vincular la cultura de empresa al plan estratégico?

Un esfuerzo en crecer en ventas puede resultar abrumador, pero combinarlo con una cultura enfocada a “mejorar la satisfacción de nuestros clientes” es retador.

En pocas palabras: la cultura de empresa ayuda a mantener la motivación que necesita el equipo para lograr los objetivos porque ayuda a ver cómo va a ser vivido interna y externamente.

SOLUCIONES:

• No te limites a hacer un plan estratégico, refuerza tu plan potenciando la cultura de tu empresa.

• Busca las creencias y principios principales que unen al equipo y construye sobre ellos una cultura de empresa que realmente inspire.

• Establece cada año un objetivo, que sirva para respaldar y reforzar esa cultura de empresa.

Creando cultura de empresa

Abordar la elaboración del plan estratégico y de los objetivos anuales de esta manera, ayudará a la empresa a mejorar la consecución de sus objetivos y a crear un equipo satisfecho, cohesionado, comprometido y más productivo.

Aquí tienes un rápido repaso de los 7 consejos para hacer un buen plan estratégico:

1. Establece un número limitado de objetivos.
2. Establece objetivos fuera de la zona de confort, pero no demasiado lejos.
3. Establece una fecha límite para cada objetivo.
4. Comunica y mantén visibles los objetivos estratégicos; revísalos semanal o diariamente.
5. Define objetivos concretos en función de los resultados a alcanzar.
6. Utiliza planes de contingencia para hacer frente a lo inesperado.
7. Vincula los objetivos con la cultura de empresa y refuérzala.

Y tú, ¿cómo abordas el principio del año?, ¿ya tienes tu plan estratégico? Si es así, ¡buen trabajo!, si no, ¡ánimo!, ¡estás a tiempo de hacerlo!